Ceyda Güner Pehlivan

Süreç yönetimi şu anda pek yaygın değil ve oldukça az firmada kullanılıyor ve genelde kurumsal firmalar ağırlıklı olarak kullanıyor. Firmaların bakış açısı günü kurtarmaya dayalı oluyor fakat böyle bir yaklaşıma geldiğiniz zaman belki günü kurtarabiliyorsunuz ama yarın karşınıza çıkabilecek çok daha büyük depremleri gözden kaçırmış oluyorsunuz. Ancak süreç yönetimiyle bunu görebiliyorsunuz. Her ürün grubu günümüzde kopyalanabiliyor. Daha verimli, daha etkin ve kopyalanamaz süreçler yönetmek; rakiplerinizden bir adım öne çıkmanızı sağlıyor. Dolayısıyla süreç yönetimiyle daha etkin, daha verimli süreçler yarattığınız zaman müşterilerinizin ve çalışanlarınızın ilk tercihi oluyorsunuz. Firmalar belirli bir süre sonra, belirli bir seviyeye ulaştıklarında günü kurtarmanın yeterli olmadığını, bir adım daha öne gitmenin onlara avantaj sağlayacağını fark ettiklerinde; süreç yönetimi her firmanın içerisinde girmiş olacaktır.

Okurken "Ben bu dersi alıyorum ama nerede kullanacağım?" ya da "Bu dersi alıyorum ama karşıma hangi şekillerde çıkacak?" gibi bir bakış açınız olmuyor ve ileride seçtiğiniz, uzmanlaştığınız bölümle ilgili çok fazla detaylara girebiliyorsunuz. Ben dönüp baktığımda aldığım bütün dersleri, terimleri, uygulamaları, teoride olan bütün detayları iş yerinde kullandım ve işe ilk başladığımda kullandığım bazı kavramlar ve uygulamalar vardı. Dolayısıyla hiçbir dersin ileride karşınıza hiç çıkmayacağıyla ilgili bir bakış açısına bürünmeyin çünkü her dersten alacağınız ve sizi bir tık daha ileriye taşıyacak alanlar var. Bu yüzden her şeye bir fırsat gözüyle bakabilmeniz gerekiyor. İletişim çok önemli olduğu için iletişimi gerçekten kuvvetlendirmeniz gerektiğini düşünüyorum çünkü her ne kadar analitik bilseniz, sayısal konuşabilseniz de kişilerle iletişim kuramadığınız zaman bunların hiçbiri işe yaramıyor. En önemli unsurlardan birisi de güvendir. Kendinize güvenmeniz gerekiyor.

Öncelikli olarak yaptığınız işte kişileri çok iyi analiz edebilmeniz gerekmektedir çünkü çok fazla çeşit insanla çalışıyorsunuz. Bu durum çok fazla geniş bir alana yayıldığı için, her alandan ve her departmandan ilgili kişilerle çalışmak durumunda kalıyorsunuz. Buna fabrikadaki Kalite, Geliştirme, Üretim departmanlarından ilgili kişiler de dahil olmak üzere Satın Alma, Muhasebe, Finans, Controlling gibi departmanlardan da ilgili kişiler dahil olabiliyor. Dolayısıyla her departmanın, her bölümün dinamiği ve çalışan kişilerin de karakterleri çok farklı olduğu için bunları iyi analiz etmeniz gerekiyor. Kişilerle iletişim kurarken çok dikkatli olmalısınız çünkü onları kaybetme durumunuz söz konusu olabilir. Dolayısıyla bir projeye başlamadan önce çalışacağınız kişilerle özel olarak yapacağınız süreç çalışmasıyla ilgili toplantılar yapmalısınız ki kişileri iyi analiz edebilesiniz. Onlarla nasıl iletişim kuracağınızı bilebilirsiniz ve bunu öğrenebilirsiniz. Çünkü büyük bir toplantıda büyük bir proje ekibi olduğunda minimum 5, maksimum 15 kişiye kadar kişiyle birlikte çalışıyorsunuz. 15 kişinin farklı karakterlerde olduğunu ve aynı paydaşta, ortak bir hedefe onları götürmeye çalıştığınızı düşünelim. Bunu yapabilmek için kişileri çok iyi analiz edebilmeniz, onlarla kuracağınız iletişimi çok iyi belirlemeniz, proje yönetebilmeniz lazım. Duruşunuzla, iletişiminizle, sunumlarınızla ve uzmanlığınızla ilgili kişileri o toplantıya çekebilmeniz gerekiyor. Dolayısıyla bu da kişide biraz Proje Yöneticiliği kavramının etkin ve baskın olması gerektiğini gösteriyor. İnsanlar Proje Yöneticisi olarak okuldan mezun olmuyorlar, bunlar tamamen sonradan kazanılan özellikler olduğu için "Ben bir Proje Yöneticisi değilim." gibi bir yaklaşımı okuldan mezun olduğunuz zaman söyleyemezsiniz. Evet, olmayabilirsiniz ama bunu geliştirebilirsiniz. İlgili eğitimlerle kendinizi bu özelliği kazandırabilirsiniz.

Günümüzde her şey kopyalanabiliyor ve buna ürünlerimiz de dahil olabiliyor. Bununla beraber öyle bir alanda ilerlemeliyiz ki, o alanın; kopyalanamayan bir alan olmasını ve BSH'ın rakiplerinden bir adım öne geçmesini sağlamamız lazım. Üst yönetim tarafından alınan bir kararla 2008 yılı itibari ile bu konuda çalışmalara başlanmış ve süreç yönetimi denilen kavramı, BSH tamamen uygulamaya almış bulunmaktadır. Bu uygulamayla beraber amaçlanan; iş akışlarımızı, iş tanımlarımızı, yönetmeliklerimizi standart hale getirmek, şeffaflaştırmak ve böylece iyileştirme noktalarını çok daha rahat görebilmektir. Dolayısıyla bunları iyileştirmeye yönelik olarak bizler; ilgili departmandaki arkadaşlarımıza eğitimler veriyoruz, onlara koçluk desteği sağlıyoruz, ilgili projelere başlıyoruz. Bu projeler Workshop ya da kısa toplantılar olarak da ilerleyebiliyor. Açıkçası bu incelenen sürecin boyutuna ve büyüklüğüne bağlı olarak da değişiyor. Eğer bir Muhasebe'nin tüm süreçlerini incelememiz gerekiyorsa, bunu proje bazlı olarak yürütmemiz gerekiyor. Dolayısıyla bu bölümler proje ağırlıklı olabiliyor ama toplantıda iş akışı üzerinde konuşup, iyileştirme noktalarını belirleyip, ilgili aksiyonları tanımlayıp, takip ederek tamamlanıyor.

Her alanda çalışmalarınız ve incelemeleriniz oluyor. Sadece fabrika bazlı değil; Muhasebe, Satın Alma, Lojistik gibi tüm alanlarda yapılan iş akışlarını, uygulamaları, ilgili iş tanımlarını, yönetmelikleri ve talimatları inceleyebiliyorsunuz. Bunların hakkında bilgi sahibi olarak, işi nasıl daha iyi yapabildiğinizi görebiliyorsunuz. Dolayısıyla tüm ilgili departmanların iyileştirmeye açık yönlerini görebilmeniz, sizin için bir avantaj sağlıyor. Ben bu sebepten dolayı Organizasyon ve Süreçler bölümüne geçtim.